Excel اور Google Sheets کیسے سیکھیں؟ فارمولے، بجٹ، سیلز اور عملی مشقیں

1۔ Spreadsheet کیا ہے اور Excel یا Google Sheets میں سے کیا چنیں؟

Spreadsheet خانوں کا ایک جال ہے۔ ہر خانہ cell کہلاتا ہے۔ اوپر کے columns کے نام A، B، C ہوتے ہیں اور بائیں طرف rows کے نمبر 1، 2، 3۔ تو A1 کا مطلب ہے column A اور row 1 والا خانہ۔ کئی خانے اکٹھے ہوں تو اسے range کہتے ہیں، جیسے A1:A10۔ ایک فائل میں کئی شیٹس (نیچے ٹیبز) ہو سکتی ہیں۔

سیدھا فرق یہ ہے: Google Sheets میں فائل share کرنا اور ایک ساتھ کئی لوگوں کا کام کرنا بہت آسان ہے، اور یہ مفت ہے۔ Excel بڑی فائلوں، مشکل حساب اور ان دفتروں کے لیے بہتر ہے جہاں سب Excel ہی استعمال کرتے ہیں۔ اچھی خبر یہ کہ دونوں کے بنیادی فارمولے تقریباً ایک جیسے ہیں، تو ایک سیکھ لیا تو دوسرا بھی آ جائے گا۔

• Google Sheets لیں اگر آپ براؤزر میں کام کرنا چاہتے ہیں، فائل دوسروں کے ساتھ share کرنی ہے، یا ایک ساتھ مل کر کام کرنا ہے۔
• Excel لیں اگر آپ کے دفتر یا ادارے میں Excel فائلیں چلتی ہیں، یا آپ کو بڑی فائلیں اور خاص فیچر چاہییں۔
• فیصلہ نہیں ہو رہا؟ جو پہلے سے آپ کے پاس ہے اسی سے شروع کریں۔ بنیادی باتیں سیکھ لیں، ٹول بعد میں بدلنا آسان ہے۔
• دفتر یا کاروبار کا حساس ڈیٹا کسی cafe یا مشترکہ کمپیوٹر پر کھلا نہ چھوڑیں؛ کام کے بعد sign out کریں۔

2۔ پہلی فائل بنائیں اور data صاف طریقے سے درج کریں

نئی فائل کھولیں۔ پہلی row میں ہر column کا صاف نام لکھیں، جیسے تاریخ، آئٹم، مقدار، فی یونٹ قیمت، کل رقم۔ پھر ہر row میں ایک ریکارڈ لکھیں، اور ہر column میں ایک ہی قسم کی چیز رکھیں۔ بس یہی ایک عادت آگے چل کر sort، filter اور فارمولوں کو درست رکھتی ہے۔

مثلاً دکان کی سیل کی شیٹ میں ہر فروخت الگ row میں ہو۔ تاریخ کو تاریخ کی شکل میں، مقدار کو نمبر میں، اور قیمت کو نمبر یا کرنسی کی شکل میں رکھیں۔ اگر نمبر غلطی سے text بن کر لکھے گئے ہیں تو فارمولے غلط جواب دیں گے، اور آپ کو پتہ بھی نہیں چلے گا۔

1. نئی فائل بنائیں اور اسے صاف نام دیں، مثلاً Daily Sales۔
2. Row 1 میں headings لکھیں: Date، Product، Qty، Unit Price، Total۔
3. ہر فروخت نئی row میں لکھیں؛ بیچ میں خالی rows نہ چھوڑیں۔
4. ایک column میں ملی جلی چیزیں نہ لکھیں۔ مثلاً Qty میں کبھی «دو عدد» اور کبھی 2 نہ لکھیں؛ ہمیشہ نمبر لکھیں۔
5. فائل محفوظ کریں اور اہم فائل کی ایک بیک اپ کاپی الگ رکھیں۔

• ایک خانے میں ایک ہی چیز رکھیں۔ نام اور فون نمبر ایک ہی خانے میں لکھ دیا تو بعد میں چھانٹنا مشکل ہوگا۔
• Heading چھوٹی مگر صاف ہو؛ «Column 1» کے بجائے «Product Name» لکھیں۔
• شروع میں ہی طے کر لیں کہ کون سا column روپے میں ہے، کون سا عدد، فیصد یا تاریخ۔
• فون نمبر یا شناختی نمبر جیسے نمبروں میں شروع کا صفر (0) غائب ہو جاتا ہے؛ ایسے column کو text کی شکل میں رکھیں۔

3۔ Formatting، number formats اور readable tables

Formatting سے شیٹ پڑھنے میں آسان ہوتی ہے، مگر یاد رکھیں formatting غلط ڈیٹا کو ٹھیک نہیں کرتی۔ Headings کو bold کریں، columns کی چوڑائی ٹھیک کریں، رقم کو کرنسی اور تاریخ کو date کی شکل دیں۔ بہت زیادہ رنگ اور merge کیے ہوئے خانوں سے بچیں، خاص طور پر اس شیٹ میں جسے بعد میں sort یا filter کرنا ہو۔

لمبی فہرست میں نیچے جاتے جاتے headings چھپ جاتی ہیں۔ اس کے لیے header row کو freeze کر دیں۔ Excel میں یہ عموماً View کے اندر Freeze Panes یا Freeze Top Row میں ملتا ہے، اور Google Sheets میں View کے اندر Freeze میں۔ ورژن کے ساتھ مینو کا نام تھوڑا بدل سکتا ہے۔

• Currency format صرف رقم کو روپے کے نشان کے ساتھ دکھاتا ہے؛ اندر کا اصل نمبر وہی رہتا ہے۔
• Percentage format میں 0.25 عموماً 25% دکھتا ہے۔
• Conditional formatting کسی شرط پر خانے کا رنگ بدل دیتی ہے، مثلاً جو اسٹاک 5 سے کم ہو وہ سرخ دکھے۔
• ڈیٹا والی ٹیبل کے اندر merge کیے خانے کم سے کم رکھیں؛ یہ sort اور selection خراب کرتے ہیں۔
• اہم فائل میں اوپر صاف عنوان، درست units اور ایک جیسی formatting رکھیں تاکہ کوئی دوسرا بھی آسانی سے سمجھ لے۔

4۔ سب سے پہلے یہ formulas سیکھیں: SUM، AVERAGE، MIN اور MAX

ہر فارمولا برابر کے نشان = سے شروع ہوتا ہے۔ فارمولے میں نمبر کے بجائے خانے کا پتہ (جیسے B2) لکھیں تو ڈیٹا بدلنے پر جواب خود بدل جاتا ہے، آپ کو دوبارہ حساب نہیں کرنا پڑتا۔ نیچے کی مثالوں میں فرض کریں B2 سے B6 تک پانچ دن کی سیل کی رقم لکھی ہے۔

• SUM دیے گئے خانوں کے سب نمبر جمع کرتا ہے۔
• AVERAGE اوسط نکالتا ہے۔ دھیان رہے: خالی خانہ گنتی میں نہیں آتا، مگر 0 لکھا ہو تو وہ اوسط کم کر دیتا ہے۔
• MIN سب سے چھوٹا اور MAX سب سے بڑا نمبر بتاتا ہے۔
• اگر فارمولا جواب کے بجائے لکھا ہوا ہی نظر آئے تو دیکھیں خانہ text format میں تو نہیں، یا فارمولے سے پہلے ' (apostrophe) تو نہیں لگا۔
• فارمولا copy کرنے پر خانوں کے پتے بدل جاتے ہیں؛ جہاں پتہ نہیں بدلنا چاہیے وہاں $A$1 جیسا absolute reference لگائیں (اگلے حصے میں تفصیل ہے)۔

5۔ IF، COUNTIF اور SUMIF سے شرط کے مطابق حساب

جب جواب کسی شرط پر منحصر ہو تو IF کام آتا ہے: «اگر نمبر 50 یا زیادہ ہیں تو Pass، ورنہ Practice۔» COUNTIF گنتا ہے کہ کسی شرط والی چیز کتنی بار آئی، اور SUMIF صرف شرط والی rows کی رقم جمع کرتا ہے۔ یہ فارمولے Excel اور Sheets دونوں میں ایک جیسے ہیں۔ ہاں، کچھ کمپیوٹرز کی علاقائی settings میں comma کی جگہ semicolon (;) لگانا پڑتا ہے۔

• IF(logical_test, value_if_true, value_if_false): پہلے شرط، پھر شرط پوری ہو تو کیا دکھے، پھر نہ ہو تو کیا دکھے۔
• COUNTIF میں دو چیزیں دیں: کن خانوں میں دیکھنا ہے، اور کیا ڈھونڈنا ہے۔
• SUMIF میں تین: کن خانوں میں شرط دیکھنی ہے، شرط کیا ہے، اور کن خانوں کی رقم جمع کرنی ہے۔
• بہت لمبا، ایک کے اندر ایک IF والا فارمولا لکھنے سے پہلے اپنا اصول عام اردو میں کاغذ پر لکھ لیں۔

ان مثالوں میں B2 میں نمبر ہیں، C column میں ادائیگی کی حالت (Paid یا Pending)، اور D column میں رقم۔ اپنی شیٹ کے حساب سے خانوں کے پتے بدل لیں۔ شرط والے الفاظ ہمیشہ quotes میں لکھیں اور ان کی spelling ہر جگہ ایک جیسی رکھیں۔ «Paid»، «paid » (آخر میں خالی جگہ کے ساتھ) اور «Payment done» کو شیٹ تین الگ چیزیں سمجھتی ہے، اور یہی سب سے عام غلطی ہے۔

6۔ Relative references، absolute references اور formula copy کرنا

اگر C2 میں =A2*B2 لکھ کر اسے نیچے کھینچیں تو اگلی row میں یہ خود =A3*B3 بن جاتا ہے۔ زیادہ تر یہی چاہیے ہوتا ہے، اسے relative reference کہتے ہیں۔ مسئلہ تب آتا ہے جب کوئی ایک مقررہ نمبر، جیسے ٹیکس کی شرح، ایک ہی خانے میں رکھا ہو اور فارمولا copy کرنے پر وہ پتہ بھی کھسک جائے۔

مثال: F1 میں ٹیکس کی شرح 0.05 لکھیں اور D2 میں subtotal ہو۔ اب =D2*$F$1 لکھیں۔ $ کا نشان column اور row دونوں کو باندھ دیتا ہے، تو فارمولا جہاں بھی copy کریں، F1 ہی رہے گا۔ Excel میں F4 دبانے سے یہ $ نشان خود لگ جاتے ہیں، مگر لیپ ٹاپ کے کی بورڈ پر کبھی Fn کے ساتھ دبانا پڑتا ہے۔

7۔ Sort، Filter اور Data Validation

Sort ڈیٹا کو ترتیب دیتا ہے، جیسے تاریخ کے حساب سے، نام کے حساب سے، یا سب سے زیادہ سیل والا اوپر۔ Filter صرف وہ rows دکھاتا ہے جو آپ کی شرط پوری کریں، جیسے صرف لاہور کے آرڈر، صرف اکتوبر، یا صرف جن کی ادائیگی باقی ہے۔ Filter سے کچھ delete نہیں ہوتا؛ باقی rows بس چھپ جاتی ہیں۔

Data validation سے آپ کسی column میں dropdown بنا سکتے ہیں، مثلاً Status میں صرف Pending، Paid اور Cancelled۔ اس سے ہر بندہ اپنی مرضی کی spelling نہیں لکھتا، اور COUNTIF جیسے فارمولے درست چلتے ہیں۔

1. پوری ٹیبل select کریں، صرف ایک column نہیں، تاکہ ہر row کی معلومات آپس میں جڑی رہیں۔
2. Sort سے پہلے دیکھ لیں کہ ہر column کی heading صاف ہے اور بیچ میں کوئی خالی row نہیں۔
3. Filter آن کریں اور جس column پر شرط لگانی ہے اس کے تیر (arrow) سے شرط چنیں۔
4. Status جیسے column میں data validation یا dropdown بنائیں اور اجازت والے آپشن لکھیں۔
5. کام کے بعد filter ہٹا کر پوری فہرست ایک بار دیکھ لیں کہ کوئی ریکارڈ چھپا نہ رہ گیا ہو۔

• صرف ایک column کو اکیلے sort کیا تو نام کسی اور کی رقم کے سامنے چلا جائے گا؛ ہمیشہ پوری ٹیبل sort کریں۔
• Filter لگا ہو اور نیچے نئی entries ڈالیں تو چیک کریں کہ وہ بھی filter میں آ رہی ہیں یا نہیں۔
• دو بار لکھے ریکارڈ، ایک ہی نام کی الگ spellings اور غائب تاریخیں الگ سے ڈھونڈیں۔

8۔ Charts اور PivotTables/Pivot tables سے summary بنائیں

Chart نمبروں کو تصویر بنا دیتا ہے۔ وقت کے ساتھ اتار چڑھاؤ دکھانا ہو تو line chart، چیزوں کا آپس میں موازنہ کرنا ہو تو bar یا column chart، اور صرف تین چار حصے دکھانے ہوں تو pie chart۔ Chart کا عنوان، محور (axis) کے نام، اکائی اور تاریخ کی حد صاف لکھیں۔

PivotTable (Excel میں) یا pivot table (Google Sheets میں) لمبی فہرست کا خلاصہ چند سیکنڈ میں بنا دیتی ہے، جیسے ہر پروڈکٹ کی کل سیل یا ہر مہینے کے آرڈر۔ اصل ڈیٹا ویسے ہی رہتا ہے، صرف اس کا خلاصہ الگ بنتا ہے۔ آپشن اور refresh کا طریقہ ٹول اور ورژن کے حساب سے تھوڑا مختلف ہو سکتا ہے۔

1. پہلے ایک صاف ٹیبل بنائیں جس کے ہر column کی heading الگ ہو۔
2. خانے select کر کے Insert مینو میں chart یا pivot table کا آپشن ڈھونڈیں۔
3. Pivot میں پروڈکٹ یا category کو Rows میں، رقم کو Values میں، اور ضرورت ہو تو تاریخ یا status کو Filter میں رکھیں۔
4. خلاصے کے دو تین نمبر اصل ڈیٹا سے ہاتھ سے ملا کر دیکھیں۔
5. رپورٹ میں chart کا عنوان، کرنسی اور تاریخ کی حد لکھیں۔

• بغیر وضاحت کے chart دھوکا دے سکتا ہے؛ لکھیں کہ نمبر روپے ہیں، تعداد ہے یا فیصد۔
• Pivot میں SUM، COUNT یا AVERAGE میں سے غلط چن لیا تو جواب بالکل بدل جائے گا؛ دیکھ لیں کون سا لگا ہے۔
• نیا ڈیٹا ڈالنے کے بعد pivot یا chart کو refresh کریں، یا اس کی range بڑھائیں۔

9۔ عملی project: گھر کا ماہانہ بجٹ

یہ مشق فارمولوں کو اصلی زندگی کی مثال پر آزمانے کے لیے ہے۔ ایک شیٹ میں خرچ کی فہرست بنائیں اور دوسری میں خلاصہ۔ اس مشق میں اصلی بینک اکاؤنٹ نمبر، شناختی کارڈ یا پاس ورڈ نہ لکھیں؛ فرضی رقمیں کافی ہیں۔

1. Columns بنائیں: Date، Category، Description، Planned، Actual۔
2. فرضی خرچ لکھیں: راشن (Groceries)، کرایہ یا پٹرول (Transport)، بل، انٹرنیٹ اور بچوں کی فیس (Education)۔
3. ہر row میں فرق نکالیں؛ اگر منصوبے کی رقم D2 میں اور اصل خرچ E2 میں ہے تو =E2-D2 لکھیں۔
4. کل اصل خرچ =SUM(E2:E100) سے نکالیں، اور ہر category کا الگ خلاصہ SUMIF سے بنائیں۔
5. Category کے حساب سے bar chart بنائیں اور اسے صاف عنوان دیں۔
6. جان بوجھ کر دو entries غلط لکھیں اور دیکھیں آپ انہیں کیسے پکڑتے ہیں، پھر ٹھیک کریں۔

10۔ عملی project: دکان کی sales اور inventory

چھوٹی دکان یا آن لائن بیچنے والے کے لیے ایک فائل میں دو شیٹس کافی ہیں: Sales اور Stock۔ Sales میں ہر فروخت کی تاریخ، آرڈر نمبر، پروڈکٹ، مقدار، قیمت، ادائیگی کی حالت اور ڈیلیوری کی حالت لکھیں۔ Stock میں پروڈکٹ ID، نام، شروع کا اسٹاک، نیا آیا مال، بکا ہوا مال اور موجودہ اسٹاک رکھیں۔

یہ ایک سادہ حساب کتاب کا ٹیمپلیٹ ہے، پورا accounting یا inventory سافٹ ویئر نہیں۔ اگر واپسی، خراب مال، سپلائر کے حساب، ٹیکس یا ایک سے زیادہ دکانیں ہیں تو مزید columns یا باقاعدہ سافٹ ویئر کی ضرورت پڑے گی۔

• ہر پروڈکٹ کا ایک پکا ID رکھیں، تاکہ ملتے جلتے ناموں (جیسے «لان سوٹ نیلا» اور «نیلا لان سوٹ») کا ریکارڈ آپس میں نہ ملے۔
• ادائیگی ملی، آرڈر بھیجا اور آرڈر پہنچ گیا، یہ تین الگ حالتیں ہیں؛ انہیں ایک «Done» میں نہ ملائیں۔ کیش آن ڈیلیوری میں یہ فرق خاص طور پر اہم ہے۔
• ہفتے میں ایک بار شیٹ کا اسٹاک الماری کے اصل مال سے ملا کر دیکھیں۔
• اگر کئی لوگ فائل میں لکھتے ہیں تو طے کریں کون بدل سکتا ہے اور کون صرف دیکھ سکتا ہے۔

11۔ Excel اور Google Sheets میں sharing، privacy اور backup

Google Sheets میں Share بٹن سے آپ کسی کو صرف دیکھنے (Viewer)، تبصرہ کرنے (Commenter) یا بدلنے (Editor) کی اجازت دے سکتے ہیں۔ Excel فائل OneDrive یا SharePoint سے share کریں تو وہاں بھی یہی اجازتیں دیکھیں۔ لنک بناتے وقت سب سے اہم بات: کیا لنک والا ہر شخص فائل کھول سکتا ہے، یا صرف وہ لوگ جن کا نام آپ نے ڈالا؟ دفتر کے اکاؤنٹ میں یہ settings ادارے کی پالیسی سے بھی طے ہو سکتی ہیں۔

جس شیٹ میں گاہکوں کے نام، فون نمبر، تنخواہیں، بیماری کی تفصیل یا مالی معلومات ہوں، اس کا عام لنک کبھی نہ بنائیں۔ صرف ضرورت والے لوگوں کو رسائی دیں، جو کام چھوڑ چکے ان کی رسائی ہٹا دیں، اور بیک اپ کا طریقہ طے رکھیں۔ پاس ورڈ والی فائل بھی غلط بندے کو بھیج دی تو حفاظت ختم۔

• Share کرنے سے پہلے ای میل ایڈریس اور اجازت ایک بار پھر دیکھیں۔
• جہاں ممکن ہو «Anyone with the link» کے بجائے مخصوص لوگوں کو رسائی دیں۔
• جو ذاتی معلومات کام کی نہیں، وہ شیٹ میں جمع ہی نہ کریں۔
• اہم فائل کی version history دیکھنا سیکھیں؛ غلطی ہو جائے تو پرانا ورژن واپس آ جاتا ہے۔
• نامعلوم add-ons، macros یا scripts کو سمجھے بغیر enable نہ کریں؛ کچھ آپ کا ڈیٹا باہر بھیج سکتے ہیں۔

12۔ عام غلطیاں اور انہیں کیسے حل کریں؟

شیٹ میں غلطی ہمیشہ فارمولے کی نہیں ہوتی۔ کبھی نمبر text بن کر لکھا ہوتا ہے، کبھی نئی rows فارمولے کی range سے باہر رہ جاتی ہیں، کبھی filter کچھ ریکارڈ چھپا رہا ہوتا ہے، اور کبھی فارمولا غلط خانے کو دیکھ رہا ہوتا ہے۔ جواب عجیب آئے تو پہلے دو تین اصل خانے اور فارمولے کے پتے دیکھیں۔

• #DIV/0!: فارمولا صفر یا خالی خانے سے تقسیم کر رہا ہے؛ نیچے والا نمبر اور اپنا اصول دیکھیں۔
• #N/A: lookup جیسا فارمولا مطلوبہ چیز ڈھونڈ نہیں سکا؛ spelling، فالتو spaces، نمبر اور text کا فرق اور range چیک کریں۔
• فارمولا لکھا ہوا نظر آئے: خانے کا format، شروع کا apostrophe اور = کا نشان چیک کریں۔
• SUM کم یا زیادہ آئے: range، text بنے ہوئے نمبر، چھپی ہوئی rows اور دو بار لکھے ریکارڈ دیکھیں۔
• تاریخ غلط دکھے: format اور علاقائی settings دیکھیں؛ 03/04 کہیں 3 اپریل ہے اور کہیں 4 مارچ۔
• فارمولا copy کرنے پر جواب بدل جائے: relative اور absolute reference کا فرق سمجھیں اور ایک دو rows ہاتھ سے چیک کریں۔
• فائل سست چلے: فالتو formatting، پورے پورے columns پر بھاری فارمولے اور غیر ضروری add-ons کم کریں۔

13۔ سات دن کا Excel/Google Sheets سیکھنے کا منصوبہ

روز 20 سے 30 منٹ کافی ہیں، بشرطیکہ آپ خود شیٹ کھول کر کام کریں۔ ویڈیو دیکھتے ہوئے ساتھ ساتھ وہی قدم دہرائیں، پھر نمبر بدل کر دیکھیں کہ جواب کیسے بدلتا ہے۔ صرف دیکھنے سے Excel نہیں آتا۔

1. دن 1: rows، columns، cells، range، نئی شیٹ اور ڈیٹا لکھنے کی مشق۔
2. دن 2: headings، کرنسی اور تاریخ کا format، column کی چوڑائی، header freeze اور صاف ٹیبل۔
3. دن 3: SUM، AVERAGE، MIN، MAX اور فارمولا copy کرنے کی مشق۔
4. دن 4: IF، COUNTIF، SUMIF اور relative / absolute reference کی مشق۔
5. دن 5: Sort، Filter، dropdown (data validation) اور دو بار لکھے ریکارڈ ڈھونڈنا۔
6. دن 6: بجٹ یا سیل رپورٹ کے لیے chart اور pivot table بنانا۔
7. دن 7: ایک مکمل چھوٹا پراجیکٹ بنائیں، totals ہاتھ سے چیک کریں، اور فرضی ڈیٹا کے ساتھ اس کا ایک صاف screenshot یا صرف دیکھنے والی کاپی portfolio کے لیے رکھیں۔

آپ کی مہارت کا اصل ثبوت ایک پراجیکٹ ہے: صاف ڈیٹا، درست فارمولے، ایک کام کا خلاصہ، اور دو لائنوں میں یہ وضاحت کہ یہ شیٹ کس مسئلے کو حل کرتی ہے۔ CV میں صرف وہی لکھیں جو انٹرویو میں خود کر کے دکھا سکیں؛ «Advanced Excel» لکھ کر pivot table نہ بنا سکے تو بات بگڑ جاتی ہے۔

مذکورہ ٹولز

Microsoft Excel, Google Sheets, Google Drive, Microsoft 365. Features and availability can change; check each provider's official information before choosing a tool.

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

متعلقہ گائیڈز

• ڈیجیٹل اسکلز اردو میں: Canva، Excel، AI Tools اور کمپیوٹر کی بنیادی مہارتیں
• CV کیسے بنائیں، LinkedIn پروفائل بہتر کریں اور Remote Jobs تلاش کریں
• پاکستان میں آن لائن کاروبار کیسے شروع کریں؟ ای کامرس کی مکمل اردو گائیڈ
• آن لائن فراڈ سے کیسے بچیں؟ جعلی نوکریاں، Phishing، OTP اور AI Scams کی اردو گائیڈ
• AI سیکھیں اردو میں: بہترین AI ماڈلز، قیمتیں، ایجنٹس اور محفوظ استعمال